Dieser Artikel enthält Informationen zum elektronischen Unterschreiben eines Dokuments mit dem PeopleDoc-Dienst. Die elektronische Signatur bietet eine schnelle, einfache und sichere Methode zum Empfangen, Signieren und Zurücksenden von HR-Dokumenten aus Ihrem Unternehmen, ohne dass Sie persönlich erscheinen oder Dokumente zurücksenden müssen.
Zum Unterschreiben eines Dokuments benötigen Sie:
- - Ein Zugriff auf Ihre E-Mail
- - Ihr Handy, um einen Signaturcode zu erhalten.
Für jedes zu unterzeichnende Dokument erhalten Sie eine E-Mail mit:
- - Kurze Beschreibung des Dokuments (Typ usw.)
- Das Ablaufdatum für die Unterschrift
Über einen Link können Sie das Dokument anzeigen und auswählen, ob Sie es signieren möchten oder nicht.
Wenn Ihr Mitarbeiter den SMS-Benachrichtigungsdienst verwendet, werden Sie auch über Ihr Mobiltelefon benachrichtigt.
Sobald Sie auf den Link in der E-Mail klicken, werden Sie auf die folgende Seite weitergeleitet:
Gleichzeitig erhalten Sie eine SMS-Benachrichtigung mit einem Code zum Signieren Ihres Dokuments.
Geben Sie diesen Code in das Feld „Zugangscode“ ein und akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen.
Dieser Code steht während der begrenzten Zeit zur Verfügung, um das Dokument vor der Unterzeichnung zu lesen. Wenn Ihr Code abgelaufen ist, wird Ihnen der neue Code automatisch und unaufgefordert zugeschickt.
Hinweis: Es besteht auch die Möglichkeit, den Code von einer Sprachnachricht zu empfangen.
Geben Sie Ihren neuen Code ein und klicken Sie auf "Bestätigen".
Sie erhalten Zugang zu dem zu unterzeichnenden Dokument.
Das Signaturverfahren, das Sie anwenden müssen, hängt davon ab, welche Unterschrift Ihr Unternehmen ausgewählt hat:
Keynectis
Sie haben verschiedene Ansichtsoptionen für Ihr Dokument: alle Seiten auf einer Seite oder das Dokument Seite für Seite anzeigen.
Sobald Sie Ihr Dokument gelesen haben, können Sie:
- Ein Dokument unterschreiben
- Seine Unterschrift verweigern
Wenn Sie die Unterzeichnung des Dokuments ablehnen, wird ein neues Fenster geöffnet und Sie werden aufgefordert, Ihre Entscheidung zu erläutern. Diese Nachricht wird an Ihren Arbeitgeber gesandt.
Wenn Sie sich geweigert haben, ein Dokument zu unterschreiben, erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail.
OpenTrust
Sie haben Zugriff, um das Dokument zu unterschreiben. Der Name, die Art des Dokuments und die Unterschriftsfrist werden unter dem Titel des Dokuments angegeben.
Sie haben Zeit, das Dokument vor der Unterschrift zu lesen. Wenn die Frist für die Unterschrift jedoch abgelaufen ist, wird das Dokument nicht unterschrieben und ist nicht mehr aufrufbar.
Wenn Sie bereit sind, fortzufahren, klicken Sie auf das Kontrollkästchen für "I have read this document and accept to sign it (Ich habe dieses Dokument gelesen und bin bereit, es zu unterschreiben)" (1) und dann auf "Sign the document (Dokument unterschreiben)" (2).
Sie können die Unterschrfit auch verweigern, indem Sie auf "I refuse to sign the document (Ich lehne es ab, das Dokument zu unterschreiben)" (3) klicken.
DocuSign
Um das Dokument aufzurufen, das Sie unterschreiben möchten (1), müssen Sie die allgemeinen Bedingungen für elektronische Aufzeichnungen und Unterschriften überprüfen (2).
Es ist auch möglich, dass der Unterzeichner dies tut:
- Das Dokument später unterschreiben
- Drucken Sie es aus und unterschreiben Sie das Dokument manuell
- Die Unterschrift des Dokuments verweigern
Während der Unterschrift des Dokuments können Sie den Unterschriftstil und die Stelle der Unterschrift auswählen.
Sie haben die Möglichkeit, den Unterschriftstil festzulegen (1) oder die Unterschrift zu zeichnen (2).
Um die Unterschrift auf das Dokument zu setzen, ziehen Sie die Unterschrift per Drag & Drop an die gewünschte Stelle auf dem Dokument.
Klicken Sie zur Fertigstellung der Unterschrift auf "Finish (Fertig stellen)".
- DocuSign-Vorlagen-Unterschrift
Die Unterschrift einer Vorlage mit DocuSign ermöglicht Ihnen, das Dokument vor der Unterschrift auszufüllen.
Sie werden durch die Schritte zum Ausfüllen der Felder geführt (1). Falls die Vorlage Popup-Fenster mit Informationen beinhaltet, werden diese neben den Feldern angezeigt (2).
Alle Pflichtfelder werden rot hervorgehoben (3) und müssen ausgefüllt werden, damit das Dokument unterschrieben werden kann.
Der Signaturgeber kann auch jene Felder ausfüllen, die keine Pflichtfelder sind (4).
Manche Felder wie das Unterschriftsdatum werden möglicherweise automatisch ausgefüllt (5).
Hinweis: Sie können nicht wählen, wo die Unterschrift auf dem Dokument eingefügt wird.
Sobald alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden, können Sie auf die Schaltfläche "Finish (Fertig stellen)" klicken, um die Unterschrift des Dokuments zu bestätigen.
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