Este artículo proporciona información sobre cómo firmar electrónicamente un documento mediante el servicio de PeopleDoc. La firma electrónica proporciona un método rápido, fácil y seguro para recibir, firmar y devolver documentos de recursos humanos de su empresa sin la necesidad de presentarse en persona o devolver los documentos
y adelante.
Para firmar un documento necesitará:
- Acceso al correo electrónico.
- Un teléfono móvil (el número que usted haya proporcionado a su empleador) para que le enviemos un código de firma por SMS.
Su empleador le ofrece la posibilidad de firmar en línea documentos de Recursos Humanos, tales como contratos o actas adicionales con total seguridad y sencillez.
- Una breve descripción del documento (ya sea un contrato, un manifiesto de compromisos, un acta adicional, etc.).
- La fecha límite en la que se debe firmar el documento.
Un enlace que le permita consultar el documento y elegir si desea firmarlo o no.
Para firmar un documento, necesita contar con:
Una vez que haga clic en el enlace incluido en el correo electrónico de invitación, se le dirigirá a esta página:
Para cada uno de los documentos que deba firmar, recibirá un correo electrónico con la siguiente información:
Escriba este código en el campo "Código de acceso".
Este código es válido por un tiempo limitado. Si trata de validar la página, pero el código ha caducado ya, se le enviará un código nuevo automáticamente sin que usted tenga que solicitarnos nada.
Nota: también existe la opción de recibir el código mediante un mensaje de voz.
Escriba este código nuevo y haga clic en "Validar".
Simultáneamente, se le enviará un nuevo SMS.
El proceso de firma depende del tipo de firma elegido por su empresa:
Keynectis
Tiene diferentes opciones de visualización para su documento: todas las páginas en la misma página o ver el documento página por página.
Una vez que haya leído el documento, tendrá estas opciones:
- firmar un documento
- Rechazar su firma
Si opta por no firmar el documento, se abrirá una ventana para que explique los motivos. Esta información se remitirá a su empleador.
Si decide no firmar, se le enviará un correo electrónico de confirmación como el que aparece a continuación a su dirección de correo electrónico para notificarle su decisión.
OpenTrust
De esta manera, podrá acceder al documento que debe firmar. La fecha límite para firmar el documento aparece debajo del título del documento, como se muestra a continuación
Tiene tiempo para leer el documento antes de firmarlo. Si se supera la fecha de la firma, el documento no se habrá firmado y ya no estará disponible para consultarlo.
Cuando quiera continuar, marque las casillas “He leído este documento y acepto firmarlo” (1) y “Firmar el documento” (2).
También puede negarse a firmar el documento haciendo clic en "No deseo firmar este documento" (3).
DocuSign
Para acceder al documento que desea firmar (1), deberá leer las condiciones generales de uso de los Registros Electrónicos y las Firmas (2).
También es posible que el firmante:
- Firme el documento posteriormente
- Imprímelo y firma el documento manualmente
- Se niegue a firmar el documento
Al firmar el documento, puede elegir el estilo de firma y la colocación de la misma.
Tiene la opción de definir el estilo de firma (1) o de dibujar la firma (2).
Para colocar la firma, arrastre y suelte la firma en el lugar deseado del documento.
Para terminar, haga clic en "Finalizar".
- Firma de plantillas con DocuSign
La firma de una plantilla con DocuSign le permite rellenar el documento antes de firmarlo.
Se le guía a través del proceso de cumplimentación de los campos. (1). Si la plantilla se ha diseñado para incluir ventanas emergentes de información, aparecerán en los campos. (2).
Todos los campos obligatorios están resaltados en rojo (3) y deben cumplimentarse para poder firmar el documento.
El firmante también puede rellenar los campos que no sean obligatorios (4).
Puede que algunos campos, como la Fecha de firma, se rellenen automáticamente (5).
Nota: no puede elegir la colocación de la firma en el documento.
Una vez cumplimentados todos los campos obligatorios, puede hacer clic en el botón “Finalizar” para validar la firma del documento.
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