MyPeopleDoc® vous permet de recevoir vos documents professionnels selon vos souhaits : par voie électronique sur un coffre-fort personnel en ligne ou par voie postale classique (lettre papier) directement à votre domicile.

MyPeopleDoc® garantit aux entreprises comme aux particuliers la pérennité, la confidentialité et la pleine valeur juridique des documents traités. Pour vous apporter un service de qualité, le service est opéré par la société PeopleDoc et l'archivage est assuré par la Caisse Des Dépôts et Consignations Arkhinéo.

S'inscrire à MyPeopleDoc® c'est :

• Un geste en faveur de l'environnement : évitez le transport physique des documents et l'utilisation de consommables.
• Un gain de sécurité: archivage des documents originaux sur une très longue durée (jusqu'à 50 ans pour les bulletins de paie), dans un espace personnel et sécurisé (technologie de coffre-fort électronique).
• Un gain de place: l'ensemble de vos documents est archivé dans un espace unique accessible 24h/24, 7j/7, via Internet. Plus de document papier à ranger !
• Un gain de temps: avec l'électronique, vous recevez vos documents sans délai et vous les retrouvez à tout moment sans effort !

MyPeopleDoc® est un espace de stockage personnel et sécurisé. À ce titre, vous pouvez y déposer les documents et fichiers que vous souhaitez conserver, dans la limite de 250Mo par document, et de 10Go pour l’ensemble des documents conservés, les renommer, les classer via un système de libellés.

Vous pouvez partager les documents de votre coffre-fort à des tiers, via la création d’espaces de partage.

Vous pouvez également supprimer les documents que vous ne souhaitez plus conserver, en les déposant à la corbeille. Les documents dans la corbeille comptent toujours dans le total d’espace de stockage de 10Go, et vous pouvez les restaurer. Pour supprimer définitivement les documents de la corbeille, vous devez vider cette dernière.

Vous pouvez lier votre compte à un ou plusieurs employeurs. Une fois lié, l’employeur peut envoyer vers votre compte tout type de document qu’il jugera nécessaire, soit de manière automatique et régulière, soit manuellement et de manière ponctuelle. Les documents déposés par votre employeur sont certifiés.

L’ouverture d’un coffre-fort MyPeopleDoc® se fait grâce à l’utilisation d’un code d’activation unique et personnel.

Ce code est généralement envoyé par votre employeur sur votre adresse email professionnelle automatiquement lors de la création de votre profil salarié ou via des relances programmées. Dans de rares cas, ce code peut être envoyé par courrier postal si votre employeur le décide. Il est à noter que ces envois sont massifs, facturés et ne peuvent pas être réalisés unitairement.

Ce code d’activation est utilisable dans les 30 jours suivant sa réception et expire après cela.
Si vous n’avez pas activé votre coffre-fort à temps ou que vous n’avez tout simplement pas reçu de code d’activation, nous vous invitons à vous tourner vers votre employeur pour demander la régénération d'un nouveau code.

Dans le cas de figure où votre employeur vous a confirmé qu’il avait renseigné votre messagerie professionnelle, voire personnelle dans votre profil salarié, vous pouvez alors effectuer une demande d’obtention du code d’activation en vous rendant sur notre site officiel www.mypeopledoc.com, une fois sur la page d’accueil, vous devrez alors cliquer sur le bouton « DEMANDER UNE INVITATION » puis renseigner la messagerie validée par votre employeur. 

Attention : Il est recommandé d'effectuer votre inscription avec une messagerie personnelle, ainsi vous aurez toujours accès à votre espace personnel en cas de départ de l’entreprise, de maladie ou autre.

Chaque utilisateur a le choix de la messagerie à utiliser, vous n’êtes pas obligez d’activer votre coffre-fort avec une messagerie professionnelle, vous pouvez le faire avec une adresse mail personnelle si vous le souhaitez.

C’est très simple, il vous suffit de vous rapprocher de votre service RH afin que celui-ci modifie l’adresse email dans votre profil salarié à l’aide de leur outil PeopleDoc. Il pourra la remplacer par celle de votre choix et vous faire parvenir un nouveau code.

Une fois cette action effectuée, vous pourrez alors recevoir votre code d’activation, qui vous permettra de finaliser votre inscription à nos services.

Note : Le support MyPeopleDoc® n'est pas en mesure de faire ces modifications et n'enverra aucun code sur une autre adresse email par mesure de sécurité.

Si le système refuse d'enregistrer votre nouveau mot de passe même si vous l'avez correctement renseigner dans les deux champs prévus à cet effet, il se peut que celui-ci contienne un ou plusieurs caractères spéciaux interdits.

Pour accéder à votre coffre-fort connectez-vous à l'adresse internet suivante : www.mypeopledoc.com

Renseignez votre email (1) et votre mot de passe (2), puis cliquez sur le bouton "connexion" (3).

A noter : en cas d'oubli de votre mot de passe, consultez cet article.

Pas de panique, afin d'avoir de nouveau accès à votre coffre-fort électronique MyPeopleDoc®, nous vous invitons à nous faire parvenir une demande écrite, ainsi qu'une copie recto/verso de votre pièce d’identité en cliquant ici

Dès réception de votre message nous désactiverons le service de la double authentification, ce qui vous permettra de pouvoir vous connecter à votre coffre-fort par la suite.

Le captcha est un système de sécurité renforcé se déclenchant lorsque plus de 3 erreurs sont détectées pendant l'authentification. Cette mesure permet de protéger votre compte du spam et empêche toute tentative de décryptage de mot de passe en soumettant un test simple visant à vérifier que la tentative de connexion est bien effectuée par le propriétaire du compte. Il peut se présenter sous deux formes :

• Cocher une case "Je ne suis pas un robot"
• Choisir parmi une série d'image celles qui correspondent à un thème donné.

Puisque MyPeopleDoc héberge des données sensibles, des personnes malveillantes peuvent tenter d'accéder à votre compte en usurpant votre identité.

Veuillez noter que MyPeopleDoc ne dispose d'aucune application mobile (ni sur Android, iOs ou ailleurs).

Ainsi nous invitons nos utilisateurs à passer uniquement par le site internet mypeopledoc.com pour accéder à leur coffre-fort électronique MyPeoleDoc.

Tout autre site que celui mentionné ci-dessus devra être considéré comme du phishing (hameçonnage) ou application frauduleuse. 

Veuillez ne jamais divulguer vos identifiants (adresse email et mot de passe) à qui que ce soit. Nos agents ne vous demanderons jamais votre de mot de passe.

Aussi, veuillez vous assurer que l'URL de la page de connexion comporte bien la mention mypeopledoc.com.

Pour éviter toute confusion, nous vous invitons à créer un raccourci vers MyPeopleDoc dans votre smartphone. 

Si le Captcha n'apparaît pas, il se peut que le problème rencontré soit lié aux facteurs suivants :

• Problème lié à la localisation : En effet certains pays n'autorisent pas les requêtes google (Le ReCaptcha est un produit de google).
• Paramétrage du vpn 
• Utilisation d'Internet Explorer dans sa version 9 ou inférieure : Dans ce cas nous vous recommandons d'utiliser un autre navigateur tel que Google Chrome ou Mozilla Firefox.
• Configuration du réseau (professionnel) coté utilisateur qui n'autorise pas les appels tiers : étant mise en place par votre employeur, vous devrez alors vous rapprocher de votre service informatique à ce sujet.

Si vous rencontrez un captcha et que vous n'êtes pas en mesure de vous connecter malgré sa validation, nous vous invitons à effectuer une tentative de connexion à partir d'un téléphone portable tout en vous assurant d'utiliser les données mobiles liées à votre abonnement téléphonique.

En dernier recours, vous pourrez réinitialiser votre mot de passe en cliquant sur le lien "J'ai oublié mon mot de passe" et en entrant votre adresse email de connexion. 

Pour plus d'information sur la réinitialisation de mot de passe, nous vous invitons à consulter l'article suivant :  https://support.mypeopledoc.com/hc/fr/articles/360010712119-J-ai-oublié-mon-mot-de-passe-

La non-réception du mail de réinitialisation du mot de passe peut s’expliquer par différents motifs :

1. Le délai de réception de celui-ci peut parfois prendre quelques minutes.

2. Vous effectuez la demande de réinitialisation en saisissant le mauvais identifiant de connexion. Si vous disposez d’une messagerie personnelle et professionnelle, nous vous inviterons à effectuer une demande avec chacune des messageries afin de voir sur laquelle des deux vous recevrez le mail de réinitialisation.

3. Vous avez peut-être renseigné une messagerie erronée lors de votre inscription. Pour confirmer ceci, nous vous invitons à demander vos identifiants ici. Si vous êtes dans ce cas de figure, nous vous invitons à consulter l’article "Comment accéder à mon espace personnel après avoir enregistré une messagerie erronée ?".

4. Votre messagerie est bloquée par notre prestataire en charge de l’envoi de courriel. Si tel est le cas, nous nous chargerons d’effectuer le déblocage de votre messagerie puis vous ferons parvenir un lien de réinitialisation du mot de passe. Pour faire une demande, cliquez ici.

Dans le cas où vous connaissez votre adresse email de connexion, vous avez la possibilité de réinitialiser votre mot de passe en vous rendant sur www.mypeopledoc.com et en cliquant sur "Mot de passe oublié ?".

Il n'y a pas de durée d'engagement à MyPeopleDoc.

Vous pouvez vous désinscrire du service à tout moment pour recevoir à nouveau vos documents au format papier. Et si vous regrettez votre choix ou que vous changez d'avis, vous pouvez toujours vous ré-inscrire à ce service.

Le message d'erreur affiché se produit dans le cas de figure où la messagerie que vous souhaitez mettre à jour comme nouvel identifiant de connexion est déjà associée à un autre coffre-fort.

Il vous faudra donc procéder à l'utilisation d'une autre adresse mail afin de valider votre choix.

Non, le fait de changer votre nom dans votre espace personnel n’impactera pas le nom figurant dans les prochains bulletins de salaire que vous allez recevoir de la part de votre employeur.

Si vous souhaitez à ce que le nom figurant dans vos bulletins de salaire change, suite à un mariage où autre, il vous faudra vous rapprocher de votre département ressources humaines à ce sujet. Ceci s'applique également pour un un changement d'adresse postale.

En effet il n’est pas possible de lier deux coffres-forts de la même entreprise. Cette action est uniquement réalisable lorsque les deux comptes font parties d’entreprises distinctes. Ainsi si vous êtes dans ce cas de figure, nous vous invitons à vous rapprocher de votre employeur ou service RH à ce sujet afin qu’une fusion de vos profils soit effectuée, cela vous permettra ainsi d’avoir vos deux comptes réunis en un seul.

Si vous souhaitez avoir deux coffres-fort, nous vous invitons à finaliser l’inscription de votre second espace personnel en utilisant une messagerie autre que celle du premier coffre-fort.

Hélas lorsque vous activez deux comptes avec deux adresses email différentes, il n'est en effet plus possible de pouvoir les lier par la suite, le processus de liaison est uniquement réalisable au moment de l’activation de votre second coffre-fort. Pour réaliser cette action il vous faudra cliquer sur le champ « J'AI DÉJÀ UN COMPTE MYPEOPLEDOC » une fois dans la page d’inscription.

Vous devrez alors saisir l’adresse email associée à votre premier coffre-fort, ainsi que le mot de passe de celui-ci pour que la liaison devienne effective.

Vous êtes le seul et l’unique propriétaire de votre coffre-fort et ainsi de tous les documents déposés dans celui-ci par votre employeur. Vous avez la possibilité d’en disposer comme bon vous semble.

Ainsi, la certification électronique des documents certifie leur véracité et votre légitimité à en disposer.
Dans le cadre de la RGDP, vos documents sont conservés de façon cryptée, vous êtes donc le seul à avoir accès à vos documents via votre coffre-fort personnel avec vos identifiants de connexion unique et personnels.

Vous avez la possibilité de partager vos documents avec des tiers uniquement à titre consultatif.

PeopleDoc s'engage à protéger et à sécuriser les données personnelles de tous les utilisateurs de MyPeopledoc®, notamment en respectant la RGPD et les lois sur la protection et la confidentialité des données, ce qui vous donne des droits et un contrôle sur vos données personnelles. 

Comment exercer vos droits ? Si vous êtes un utilisateur de MyPeopledoc®, cet article est destiné à vous fournir toutes les informations nécessaires pour exercer vos droits. 

Les droits inclus dans le RGPD sont les suivants :

• Le droit d'accès

• Le droit de rectification

• Le droit à l'effacement (droit d'être oublié)

• Le droit à la portabilité des données

• Le droit d'objection

• Le droit à la limitation du traitement

Les utilisateurs de MyPeopledoc® peuvent exercer leurs droits directement sur leur espace personnel ou auprès de nous, en contactant privacy@people-doc.com. 

Si vous souhaitez exercer vos droits concernant vos données personnelles relatives à d'autres services PeopleDoc utilisés par votre employeur, veuillez contacter directement votre employeur. Si cela n'est pas possible, nous ferons de notre mieux pour vous aider à entrer en contact avec votre employeur ou avec l'entité responsable de votre demande.

Le service reCAPTCHA de Google ("reCAPTCHA") est implémenté sur MyPeopleDoc®. Ce service est fourni par Google Inc, " 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA ("Google").   

Nous utilisons reCHAPTA sur nos sites web pour empêcher différents types de tentatives de traitement de données malveillantes (p. ex. phishing, credential stuffing, etc.). reCHAPTA analyse différentes informations sur le visiteur concerné (p. ex. adresse IP, mouvements de souris de l'utilisateur, durée de séjour sur le site web). En utilisant reCAPTCHA, les données sont transférées à Google, ce qui permet de déterminer si le visiteur est un être humain ou un bot (spam).   

Le traitement des données est fondé sur l'art. 6 para. 1 lit. f GDPR. PeopleDoc a un intérêt légitime à protéger MyPeopleDoc contre l'espionnage automatisé abusif, contre le spam ainsi qu'à protéger les tiers contre de telles attaques.   

Vous pouvez lire quelles données sont collectées par Google et à quelles fins elles sont utilisées sur https://policies.google.com/privacy . 

Vous pouvez lire les conditions d'utilisation des services et produits de Google sur https://policies.google.com/terms .  

Chez UKG (anciennement PeopleDoc), la sécurité des données est notre priorité numéro un. Nous mettons en place différentes actions pour protéger les données de nos clients et déployons régulièrement des campagnes d'information pour vous sensibiliser à la sécurité des données.  

Chaque utilisateur a également un rôle à jouer pour protéger ses données personnelles.  

En effet, les campagnes de phishing, par exemple, sont des activités courantes des hackers destinées à voler vos identifiants ou mots de passe pour les revendre en masse sur des sites de partage. Ils utilisent généralement l’envoi d’emails frauduleux ou un logiciel malveillant (malware) qui infecte un appareil connecté (ordinateur, téléphone portable, tablette). 

Aussi, et afin d’éviter tout risque d’intrusion illégitime à votre compte, nous partageons avec vous la liste des bonnes pratiques concernant l’utilisation et la création de mot de passe, indispensables pour renforcer la sécurité de vos comptes : 

• Changez régulièrement votre mot de passe : 
  • Si vous avez toujours accès à votre compte, mettez à jour votre mot de passe depuis votre espace. 
  • Si vous n'avez plus accès à votre compte, ou avez oublié votre mot de passe, cliquez sur “Mot de passe oublié?” sur la page d’authentification pour réinitialiser votre mot de passe, comme décrit dans cet article.   

• N'utilisez pas le même mot de passe sur plusieurs comptes. De cette façon, si vos identifiants font l’objet d’un accès illicite sur un site tiers, ils ne fonctionneront plus sur le site MyPeopleDoc.  

• Créez des mots de passe ayant un niveau de complexité élevé :
  •  Utilisez une phrase plutôt qu'un seul mot et ajoutez des symboles tout au long.
  •  N'utilisez pas d'informations personnelles, telles qu'une date de naissance, le nom d'un animal de compagnie, le numéro de sécurité sociale, comme mot de passe.
  • N'utilisez pas votre nom d'utilisateur du réseau comme mot de passe. 

Pour un niveau de sécurité renforcé, nous vous recommandons vivement d’activer la double authentification (via la réception d’un SMS sur votre téléphone mobile). A ce titre, nous vous invitons à consulter l’article “Sécurisez votre compte avec la vérification en 2 étapes”, comme décrit dans cet article. 

Enfin, nous vous rappelons qu’en aucun cas, nous ne vous demanderons sous aucun prétexte la communication de votre mot de passe, ainsi nous vous conseillons de ne jamais le communiquer par email et de vérifier systématiquement l’identité de l’expéditeur de l’email qui vous en ferait la demande, le cas échéant. 

Pour toutes questions sur la sécurité du coffre-fort numérique MyPeopleDoc, n'hésitez pas à contacter notre équipe support en cliquant sur ce lien. 

Comment activer la vérification en 2 étapes sur mon compte ?

Pour activer la vérification en 2 étapes, vous devez être connecté à votre compte MyPeopledoc.

Suivez ensuite ces quelques étapes:

• Allez sur la page Compte située sur la gauche de votre coffre-fort dans la section vérification en 2 étapes
• Saisissez votre numéro de mobile et cliquez sur Activer la vérification en 2-étapes
• Saisissez votre mot de passe et validez
• Vous allez recevoir un code à 6 chiffres par SMS sur votre mobile.
• Une fois reçu, saisissez-le, puis cliquez sur Activer
• La vérification en 2 étapes est maintenant activée

Une fois activée, vous recevrez un nouveau code par SMS à chaque fois que vous voudrez vous connecter à MyPeopledoc.

Je ne veux pas saisir un code à chaque fois que je me connecte.

Si la vérification en 2 étapes est activée, lorsque vous vous connectez à votre compte, vous pouvez définir votre appareil actuel comme un appareil de confiance. Si vous le faites, vous n’aurez pas besoin de saisir de code lors de connexion depuis cet appareil pour une période de 60 jours.

Nous vous recommandons d’activer la fonctionnalité d’appareil de confiance uniquement sur les appareils dont vous êtes le seul à avoir accès. Evitez de l’activer sur les appareils publics ou partagés avec vos amis ou votre famille.

Pour désactiver la vérification en 2 étapes, vous devez être connecté à votre compte MyPeopledoc.

Suivez ensuite ces quelques étapes:

• Allez sur la page Compte dans la section vérification en 2 étapes
• Cliquez sur Désactiver la vérification en 2 étapes
• Saisissez votre mot de passe et validez
• La vérification en 2 étapes est maintenant désactivée

Vous pouvez utiliser le service MyPeopleDoc partout et depuis tous les périphériques (tablette, smartphone, ordinateur).

Il vous suffit de disposer d'une connexion internet et de vos identifiants pour accéder au service.

Quoi qu'il arrive, vous conservez votre coffre-fort gratuitement et sans limite de durée.

Vous pouvez utiliser le service MyPeopleDoc® partout et depuis tous les périphériques (tablette, smartphone, ordinateur).

Il vous suffit de disposer d'une connexion internet et de vos identifiants (email et mot de passe) pour accéder au service. 

Vous pouvez toujours y accéder cas de départ de l’entreprise et vous avez la possibilité de le réutiliser si votre nouvelle entreprise utilise également le service MyPeopleDoc®. Cliquez ici pour en savoir plus.

À noter : si vous ne souhaitez pas conserver votre coffre-fort, vous pouvez télécharger son contenu puis le supprimer depuis votre rubrique Compte. 

Note : Si l'adresse mail de connexion à votre coffre-fort est une adresse professionnelle à laquelle vous n'avez ou vous n'aurez plus accès et que vous connaissez votre mot de passe, vous avez la possibilité de la modifier directement depuis votre coffre-fort.

Si vous avez oublié votre mot de passe, contactez l'équipe support MyPeopleDoc. Pour que le support puisse mettre à jour votre adresse email et, afin d'éviter toute usurpation d'identité, nous vous invitons à vous munir d'une copie de votre pièce d'identité recto/verso au format PDF ou image ainsi que l'adresse e-mail de votre choix.

Sachez que vous avez toujours la possibilité d’obtenir le code d’activation de votre coffre-fort, même si vous ne faites plus partie de l’entreprise de votre précédent employeur. Pour obtenir votre code d'activation il vous suffit de contacter notre service support en cliquant ici.

Vous devrez nous communiquer votre nom/prénom, précédent employeur, ainsi que nous transmettre une copie recto/verso de votre pièce d’identité. Dès réception de votre demande, nous vous ferons alors parvenir le code d’activation sur la messagerie de votre choix.

Connectez-vous à votre compte MyPeopledoc, puis suivez ces étapes :

• Allez sur la page Paramètres dans la section Supprimer mon compte
• Cliquez sur le bouton Je veux supprimer mon compte
• Lisez attentivement les conséquences de votre demande de suppression et acceptez-les en cochant la case correspondante
• Saisissez votre mot de passe et validez

Après avoir confirmé votre demande de suppression :

• Pendant les 30 premiers jours, votre employeur peut toujours vous envoyer des documents électroniques sur MyPeopleDoc. Ce délai est nécessaire pour éviter des pertes de documents. Vous avez toujours accès à votre compte et pouvez continuer à l’utiliser normalement.
• Au bout de 30 jours, votre employeur ne peux plus vous envoyer de documents électroniques sur MyPeopleDoc. Vous avez 10 jours pour sauvegarder vos documents depuis votre coffre-fort.
• Au bout de 40 jours, votre compte, toutes les informations vous concernant et tous les documents de votre coffre-fort sont définitivement supprimés et inaccessibles.

Il n’est pas possible d’annuler votre demande de suppression.

Conformément à la loi, votre employeur peut conserver les informations suivantes vous concernant :

• Des copies employeur de vos bulletins de salaire
• Des informations relatives à votre statut de salarié : nom, prénom, adresse postale, date de naissance, etc...

En fonction du choix de votre employeur, des copies de vos bulletins de salaires peuvent être hébergées par CDC Arkhineo, filiale de la Caisse des Dépôts, à des fins d’archivage.