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Le Guide de la Signature de Document

Recevoir un document Ă  signer

Tutoriels 🎓

A quoi sert mon numéro de dossier et où puis-je le trouver ?
Le numéro de dossier permet d'identifier de manière unique chaque document que vous devez signer.
 
Vous pouvez retrouver votre numéro de dossier :
 
Dans l'objet de l'email reçu contenant le lien vers votre document
 
notification_signature.JPG
 
 
Dans le SMS de notification 
 
 
SMS_signature.JPG
 
En haut de toutes les pages du service de signature
 
dossier_signature_n_guichet.JPG
 
 
Il est à communiquer au support PeopleDoc ou à votre employeur en cas de dysfonctionnement rencontré avec le service de signature.
Comment puis-je savoir que j'ai un document Ă  signer ?

Pour chaque document Ă  signer vous recevez un email confidentiel contenant :

  • une courte description du document (si c'est un contrat, une lettre d’engagement, un avenant...)
  • la date limite avant laquelle vous devez signer le document
  • un lien vous permettant de visualiser le document et de le signer

Pour accéder au document, et pour des raisons de sécurité, un code d'authentification vous est envoyé par SMS.

Résolution de problèmes ⚠️

Je n'ai pas reçu l'email m'invitant à signer mon document. Que dois-je faire ?
Vous avez reçu un SMS vous informant de l'envoi d'un document demandant votre attention, mais vous n’avez toujours pas reçu l'email correspondant ?
Dans ce cas :

- Votre logiciel de courriels a peut-être filtré cet email par erreur. Vérifiez qu'il ne se trouve pas dans votre dossier Spams / Indésirables
 
- Vérifiez que l'adresse email indiquée dans le SMS reçu est bien la vôtre et ne comporte pas de faute d'orthographe
 
Si tous ces points sont vĂ©rifiĂ©s et que vous n’avez toujours pas reçu l'email, nous vous invitons Ă  contacter notre Service Support en cliquant ici.
Je ne reçois pas de SMS pour signer un document.

Dans le cas de figure où vous avez reçu une signature électronique de la part de votre employeur et que le numéro de téléphone associée est erroné ou n’est plus valide, nous vous inviterons à vous rapprocher de votre employeur afin que celui-ci annule le document en cours et vous en fasse parvenir un nouveau auquel votre ligne téléphonique actuelle sera associée.

Si vous êtes intérimaire, nous vous recommandons de vous rapprocher de votre agence afin de leur communiquer le bon numéro de téléphone. Par-ailleurs si l'agence d'intérim à laquelle vous êtes affiliée dispose d'un espace personnel, nous vous inviterons à vous connecter à celui-ci, puis à mettre à jour vos coordonnées téléphoniques.

 


Signer un document

Tutoriels 🎓

Signer un document

Votre employeur vous propose de signer en ligne des documents tel que des contrats, des avenants ou tout autre document RH en toute sĂ©curitĂ© et simplicitĂ©. 

Pour signer un document il vous faut un accès à vos emails ainsi qu’à votre téléphone portable (numéro que vous avez déclaré à votre employeur) pour recevoir le code par SMS.

Pour chaque signature vous recevez un email contenant une courte description du document, son titre, la date limite jusqu’à laquelle vous pouvez signer le document et le lien vous permettant de consulter et de choisir de le signer ou non.

Si votre employeur utilise l’option de notification par SMS, vous recevrez également un SMS de notification.

Il vous faut donc cliquer sur le lien présent dans l’email d’invitation, vous serez alors redirigée sur le guichet de signature. Simultanément, un nouveau SMS vous est envoyé contenant un code d’accès.


A noter : Ce code vous permet d’accĂ©der au document et de le consulter, il n’engage pas Ă  la signature.

Renseignez ensuite ce code dans le champ « code d’accès Â» puis acceptez les conditions d’utilisation du service de signature en cochant la case prĂ©vue Ă  cet effet.

Le code est valable pour un temps limité, si vous essayer de valider la page et que le code est expiré, un nouveau code est envoyé automatiquement pour répéter l’opération.

Une fois le code entré et les conditions acceptées, vous accédez au document à signer. Vous pouvez prendre connaissance du document et de choisir de le signer, de le refuser ou de quitter le guichet et le signer plus tard. Si vous dépassez le délai de signature, le document n’aura pas été signé et ne sera plus disponible.

Signer un document via Keynectis

Vous accĂ©dez au document Ă  signer. La date limite Ă  laquelle vous devez signer le document est indiquĂ© en dessous du titre du document comme ci-dessous:

Titre_du_doc.png

Vous pouvez d'ici cette date prendre votre temps pour lire le document avant de le signer. Si vous dépassez la date de signature, le document n'aura pas été signé et il ne sera plus accessible pour consultation.

Pour prévisualiser en ligne votre document, vous disposez d'une vue par page et d'un zoom:

previeweuse.png

Une fois que vous avez pris connaissance du document, vous pouvez:

  •  Signer le document en cochant la cage « J’ai pris connaissance du document et souhaite le signer Â»
  • Refuser de signer le document en cliquant sur le lien en rouge "Refuser de signer ce document"
pdre_connaissance_du_doc_avt_signature.png
Si vous décidez de refuser le document une fenêtre s’ouvre vous demandant d'expliquer les raisons de ce refus.

refus_de_signature.png

A noter: vous devez obligatoirement expliquer votre refus de signer pour que l'information soit transmise Ă  votre employeur.

refus_de_signtaure_confirm_.png

Si vous avez refusé de signer, un email de confirmation est envoyé sur votre adresse email pour vous notifiez de votre choix.

Signer un document via Opentrust

Vous accĂ©dez au document Ă  signer. Le nom et le type de document ainsi que la date limite Ă  laquelle il doit ĂŞtre signĂ© sont indiquĂ©s en dessous du titre du document.

Une fois que vous avez pris connaissance du document, vous pouvez :

  • Signer le document en cochant la case « J’ai pris connaissance du document et souhaite le signer Â» (1) et en cliquant sur le bouton « Je signe le document Â» (2).
  • Refuser de signer le document en cliquant sur le lien en rouge « Refuser de signer le document Â» (3).
Signer un document via Docusign

Vous devez accepter les conditions générales d’utilisation du service de signature (1) pour accéder au document (2).

Il est aussi possible de :

  1. Signer le document plus tard.
  2. D’imprimer le document pour le signer manuellement.
  3. Refuser de signer le document.

Si vous avez dĂ©cidĂ© de signer le document immĂ©diatement, il vous est alors proposĂ© de personnaliser votre signature et son emplacement dans le document. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur « Signature » dans le menu situĂ© Ă  gauche du document. 

Vous devez choisir l’emplacement de votre signature sur le document en cliquant ou en la dĂ©plaçant avec votre souris dans la partie du document oĂą vous voudriez mettre votre signature. Puis il vous est proposĂ© de sĂ©lectionner un style pour votre signature (1) ou la dessiner vous-mĂŞme (2).

Une fois validĂ©, vous pouvez ensuite changer la taille et la position de votre signature en la dĂ©plaçant et l’agrandissant avec la souris.

Pour finaliser le processus de signature, il vous suffit de cliquer sur « Terminer Â».

 

  • Signature d’un modèle avec Docusign

La signature d’un modèle avec Docusign est un mode de signature avancé qui permet de remplir un document avant de le signer.

Le signataire est guidé dans les champs à remplir dans le document (1). Les indices de remplissage (s’ils ont été ajoutés lors de la création du modèle) apparaissent lors du remplissage du champ (2).

Certains champs sont obligatoires à remplir et sont soulignés en rouge (3). Le document ne peut pas être signé sans leur remplissage.

Le signataire peut remplir les champs non obligatoires s’il le souhaite (4). Si ces champs restent vides, le document peut ĂŞtre nĂ©anmoins signĂ©. 

Certains champs, comme la date de signature, sont remplis automatiquement (5).

A noter : contrairement Ă  la signature « simple Â» le signataire ne peut pas choisir l’emplacement des champs dans le document.

Une fois tous les champs obligatoires remplis, le signataire peut cliquer sur le bouton

Puis-je signer un document après la date limite de signature ?
Lors de la crĂ©ation d’un document Ă  signer, votre employeur enregistre une date de validitĂ©. 
 
 
expiration_signature.JPG
 
 
Il n'est pas possible de signer un document une fois la date limite dépassée. Le document à signer deviens expiré, le lien reçu par email vous redirigera vers une page indiquant qu’elle est expirée.
 
 
expiration_signature_2.JPG
 
Si cela vous arrive, nous vous conseillons de vous rapprocher de votre employeur afin de lui demander la création et l’envoie d’un nouveau document à signer.
A quoi sert mon numéro de dossier et où puis-je le trouver ?
Le numéro de dossier permet d'identifier de manière unique chaque document que vous devez signer.
 
Vous pouvez retrouver votre numéro de dossier :
 
Dans l'objet de l'email reçu contenant le lien vers votre document
 
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Dans le SMS de notification 
 
 
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En haut de toutes les pages du service de signature
 
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Il est à communiquer au support PeopleDoc ou à votre employeur en cas de dysfonctionnement rencontré avec le service de signature.

Résolution de problèmes ⚠️

Je n'ai pas reçu mon code d'accès par SMS, que dois-je faire ?
Une fois que vous avez reçu et ouvert l’email de notification de signature, et que vous avez cliqué sur le lien, vous serez redirigé vers une page internet « guichet de signature ». Cette action génère de façon automatique le code de vérification SMS via un numéro court.
 
Assurez-vous d’avoir communiquĂ© un numĂ©ro de portable valide Ă  votre employeur. 
Vous accéderez au document après avoir renseigné votre code dans le champ Code d'accès :
 
guichet_signature.JPG
 
 
GĂ©nĂ©ralement, le SMS est livrĂ© dans les 5 minutes suivant votre accès sur la page contenant le document Ă  signer et peut aller jusque 10 minutes. 
 
Il peut parfois arriver que le numéro de téléphone portable enregistré par votre employeur soit erroné, que le format ne corresponde pas ou que l’indicatif pays soit erroné.
 
Si c'est votre cas, nous vous invitons à contacter votre employeur afin de lui communiquer votre numéro de téléphone pour qu'il réalise l'envoi d'un nouveau document.
 
Si votre numĂ©ro semble exact et qu’au bout de 10 minutes vous n’avez toujours pas reçu de SMS, merci de contacter notre Service Support en cliquant ici, en indiquant le numĂ©ro de signature ainsi que votre numĂ©ro de tĂ©lĂ©phone.
Lorsque je saisis mon code d'accès, le message "Code invalide" s'affiche.
Le message Code invalide peut s'afficher sur la page d’accès au document pour plusieurs motifs :
 
Vous avez saisi un code erronĂ© : dans le champ correspondant, entrez Ă  nouveau le code reçu par SMS et assurez-vous de ne pas faire d'erreur en le saisissant sur le clavier 
 
 
Votre code a expiré : chaque code d'accès a une durée de validité de 30 minutes. Si ce délai est dépassé, un autre SMS vous est envoyé automatiquement, si ce n'est pas le cas, rafraîchissez la page d'accès au document pour recevoir un nouveau code d'accès sur votre téléphone.
 
 
 
signature_code_SMS_expir_.JPG
Je rencontre une "Erreur 500" Ă  la signature d'un document, que faire ?

L’erreur 500 est un message qui s’affiche lorsque vous tentez de signer un document vous ayant Ă©tĂ© transmit par votre employeur. 

 

Erreur_500.PNG

  

Ce message signifie que le document actuel a dĂ©jĂ  Ă©tĂ© signĂ© par le passĂ© par un autre signataire. Pour remĂ©dier Ă  cette situation, vous devrez demander Ă  votre employeur d’annuler la signature en cours, afin qu’il vous fasse parvenir un nouveau document Â« vierge Â» n’ayant pas dĂ©jĂ  Ă©tĂ© signĂ© par le passĂ©.

 


Après signature de documents

Tutoriels 🎓

Quelle est la valeur juridique de la signature Ă©lectronique ?

La valeur juridique d’un document signé par signature électronique est identique à celle d’un document signé de façon manuscrite.
Votre signature électronique et celle de votre employeur sont directement intégrées dans le document PDF final reçu. Vous pouvez les visualiser en ouvrant votre document avec le logiciel Adobe Reader.

Comment et quand vais-je recevoir mon document signé ?

Une fois que votre employeur aura à son tour signé le document et validé votre signature, vous recevrez votre document en pièce jointe d’un email ou dans votre coffre-fort MyPeopleDoc, si vous l’avez activé.

Où vais-je recevoir mon document signé ?

Avant de vous transmettre le document, votre employeur doit d'abord valider votre signature et le contre-signer si nécessaire.

Si vous avez activĂ© votre coffre-fort MyPeopleDoc® avant la signature de votre document, celui-ci y sera automatiquement dĂ©posĂ©.

Si vous n’aviez pas encore activé votre coffre-fort au moment de la signature de votre document, vous le recevrez en pièce jointe, par email, à l’adresse email choisis par votre employeur.

Les signatures électroniques étant intégrées directement au fichier PDF, le document reste bien sûr complètement valide, même en dehors d’un coffre-fort !

Dans le cas où vous choisissez d'activer votre coffre-fort ultérieurement, vous pourrez y retrouver automatiquement votre document signé.

Puis-je imprimer un document signé électroniquement ?

Vous avez tout à fait la possibilité d’imprimer votre document signé électroniquement en le téléchargeant sur votre appareil puis en l'imprimant.

Attention, seul le document original (en version électronique) a une valeur légale : en effet, la ou les signatures électroniques du document sont incluses dans le document PDF. Le document imprimé ne sera donc qu'une copie.

Les mentions éventuelles "Signé électroniquement par ..." sont insérées sur le document à titre indicatif et n'ont pas la valeur d'une signature électronique. Seul le document au format PDF contient les certificats de signatures électroniques valides.

Résolution de problèmes ⚠️

Pourquoi je ne reçois pas immédiatement le document que je viens de signer ?

Avant de vous transmettre ce document, votre employeur doit d'abord le contre-signer et valider votre signature.

Une fois cette tâche rĂ©alisĂ©e, vous recevrez votre document signĂ© en pièce jointe par email ou dans votre coffre-fort MyPeopleDoc, si vous l’avez activĂ©.

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