Recevoir un document à signer
Tutoriels 🎓
A quoi sert mon numéro de dossier et où puis-je le trouver ?
Comment puis-je savoir que j'ai un document à signer ?
Pour chaque document à signer vous recevez un email confidentiel contenant :
- une courte description du document (si c'est un contrat, une lettre d’engagement, un avenant...)
- la date limite avant laquelle vous devez signer le document
- un lien vous permettant de visualiser le document et de le signer
Pour accéder au document, et pour des raisons de sécurité, un code d'authentification vous est envoyé par SMS.
Résolution de problèmes ⚠️
Je n'ai pas reçu l'email m'invitant à signer mon document. Que dois-je faire ?
Je ne reçois pas de SMS pour signer un document.
Dans le cas de figure où vous avez reçu une signature électronique de la part de votre employeur et que le numéro de téléphone associée est erroné ou n’est plus valide, nous vous inviterons à vous rapprocher de votre employeur afin que celui-ci annule le document en cours et vous en fasse parvenir un nouveau auquel votre ligne téléphonique actuelle sera associée.
Si vous êtes intérimaire, nous vous recommandons de vous rapprocher de votre agence afin de leur communiquer le bon numéro de téléphone. Par-ailleurs si l'agence d'intérim à laquelle vous êtes affiliée dispose d'un espace personnel, nous vous inviterons à vous connecter à celui-ci, puis à mettre à jour vos coordonnées téléphoniques.
Signer un document
Tutoriels 🎓
Signer un document
Votre employeur vous propose de signer en ligne des documents tel que des contrats, des avenants ou tout autre document RH en toute sécurité et simplicité.
Pour signer un document il vous faut un accès à vos emails ainsi qu’à votre téléphone portable (numéro que vous avez déclaré à votre employeur) pour recevoir le code par SMS.
Pour chaque signature vous recevez un email contenant une courte description du document, son titre, la date limite jusqu’à laquelle vous pouvez signer le document et le lien vous permettant de consulter et de choisir de le signer ou non.
Si votre employeur utilise l’option de notification par SMS, vous recevrez également un SMS de notification.
Il vous faut donc cliquer sur le lien présent dans l’email d’invitation, vous serez alors redirigée sur le guichet de signature. Simultanément, un nouveau SMS vous est envoyé contenant un code d’accès.
A noter : Ce code vous permet d’accéder au document et de le consulter, il n’engage pas à la signature.
Renseignez ensuite ce code dans le champ « code d’accès » puis acceptez les conditions d’utilisation du service de signature en cochant la case prévue à cet effet.
Le code est valable pour un temps limité, si vous essayer de valider la page et que le code est expiré, un nouveau code est envoyé automatiquement pour répéter l’opération.
Une fois le code entré et les conditions acceptées, vous accédez au document à signer. Vous pouvez prendre connaissance du document et de choisir de le signer, de le refuser ou de quitter le guichet et le signer plus tard. Si vous dépassez le délai de signature, le document n’aura pas été signé et ne sera plus disponible.
Signer un document via Keynectis
Vous accédez au document à signer. La date limite à laquelle vous devez signer le document est indiqué en dessous du titre du document comme ci-dessous:
Vous pouvez d'ici cette date prendre votre temps pour lire le document avant de le signer. Si vous dépassez la date de signature, le document n'aura pas été signé et il ne sera plus accessible pour consultation.
Pour prévisualiser en ligne votre document, vous disposez d'une vue par page et d'un zoom:
Une fois que vous avez pris connaissance du document, vous pouvez:
- Signer le document en cochant la cage « J’ai pris connaissance du document et souhaite le signer »
- Refuser de signer le document en cliquant sur le lien en rouge "Refuser de signer ce document"
A noter: vous devez obligatoirement expliquer votre refus de signer pour que l'information soit transmise à votre employeur.
Si vous avez refusé de signer, un email de confirmation est envoyé sur votre adresse email pour vous notifiez de votre choix.
Signer un document via Opentrust
Vous accédez au document à signer. Le nom et le type de document ainsi que la date limite à laquelle il doit être signé sont indiqués en dessous du titre du document.
Une fois que vous avez pris connaissance du document, vous pouvez :
- Signer le document en cochant la case « J’ai pris connaissance du document et souhaite le signer » (1) et en cliquant sur le bouton « Je signe le document » (2).
- Refuser de signer le document en cliquant sur le lien en rouge « Refuser de signer le document » (3).
Signer un document via Docusign
Vous devez accepter les conditions générales d’utilisation du service de signature (1) pour accéder au document (2).
Il est aussi possible de :
- Signer le document plus tard.
- D’imprimer le document pour le signer manuellement.
- Refuser de signer le document.
Si vous avez décidé de signer le document immédiatement, il vous est alors proposé de personnaliser votre signature et son emplacement dans le document. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur « Signature » dans le menu situé à gauche du document.
Vous devez choisir l’emplacement de votre signature sur le document en cliquant ou en la déplaçant avec votre souris dans la partie du document où vous voudriez mettre votre signature. Puis il vous est proposé de sélectionner un style pour votre signature (1) ou la dessiner vous-même (2).
Une fois validé, vous pouvez ensuite changer la taille et la position de votre signature en la déplaçant et l’agrandissant avec la souris.
Pour finaliser le processus de signature, il vous suffit de cliquer sur « Terminer ».
- Signature d’un modèle avec Docusign
La signature d’un modèle avec Docusign est un mode de signature avancé qui permet de remplir un document avant de le signer.
Le signataire est guidé dans les champs à remplir dans le document (1). Les indices de remplissage (s’ils ont été ajoutés lors de la création du modèle) apparaissent lors du remplissage du champ (2).
Certains champs sont obligatoires à remplir et sont soulignés en rouge (3). Le document ne peut pas être signé sans leur remplissage.
Le signataire peut remplir les champs non obligatoires s’il le souhaite (4). Si ces champs restent vides, le document peut être néanmoins signé.
Certains champs, comme la date de signature, sont remplis automatiquement (5).
A noter : contrairement à la signature « simple » le signataire ne peut pas choisir l’emplacement des champs dans le document.
Une fois tous les champs obligatoires remplis, le signataire peut cliquer sur le bouton
Puis-je signer un document après la date limite de signature ?
A quoi sert mon numéro de dossier et où puis-je le trouver ?
Résolution de problèmes ⚠️
Je n'ai pas reçu mon code d'accès par SMS, que dois-je faire ?
Lorsque je saisis mon code d'accès, le message "Code invalide" s'affiche.
Je rencontre une "Erreur 500" à la signature d'un document, que faire ?
L’erreur 500 est un message qui s’affiche lorsque vous tentez de signer un document vous ayant été transmit par votre employeur.
Ce message signifie que le document actuel a déjà été signé par le passé par un autre signataire. Pour remédier à cette situation, vous devrez demander à votre employeur d’annuler la signature en cours, afin qu’il vous fasse parvenir un nouveau document « vierge » n’ayant pas déjà été signé par le passé.
Après signature de documents
Tutoriels 🎓
Quelle est la valeur juridique de la signature électronique ?
La valeur juridique d’un document signé par signature électronique est identique à celle d’un document signé de façon manuscrite.
Votre signature électronique et celle de votre employeur sont directement intégrées dans le document PDF final reçu. Vous pouvez les visualiser en ouvrant votre document avec le logiciel Adobe Reader.
Comment et quand vais-je recevoir mon document signé ?
Une fois que votre employeur aura à son tour signé le document et validé votre signature, vous recevrez votre document en pièce jointe d’un email ou dans votre coffre-fort MyPeopleDoc, si vous l’avez activé.
Où vais-je recevoir mon document signé ?
Avant de vous transmettre le document, votre employeur doit d'abord valider votre signature et le contre-signer si nécessaire.
Si vous avez activé votre coffre-fort MyPeopleDoc® avant la signature de votre document, celui-ci y sera automatiquement déposé.
Si vous n’aviez pas encore activé votre coffre-fort au moment de la signature de votre document, vous le recevrez en pièce jointe, par email, à l’adresse email choisis par votre employeur.
Les signatures électroniques étant intégrées directement au fichier PDF, le document reste bien sûr complètement valide, même en dehors d’un coffre-fort !
Dans le cas où vous choisissez d'activer votre coffre-fort ultérieurement, vous pourrez y retrouver automatiquement votre document signé.
Puis-je imprimer un document signé électroniquement ?
Vous avez tout à fait la possibilité d’imprimer votre document signé électroniquement en le téléchargeant sur votre appareil puis en l'imprimant.
Attention, seul le document original (en version électronique) a une valeur légale : en effet, la ou les signatures électroniques du document sont incluses dans le document PDF. Le document imprimé ne sera donc qu'une copie.
Les mentions éventuelles "Signé électroniquement par ..." sont insérées sur le document à titre indicatif et n'ont pas la valeur d'une signature électronique. Seul le document au format PDF contient les certificats de signatures électroniques valides.
Résolution de problèmes ⚠️
Pourquoi je ne reçois pas immédiatement le document que je viens de signer ?
Avant de vous transmettre ce document, votre employeur doit d'abord le contre-signer et valider votre signature.
Une fois cette tâche réalisée, vous recevrez votre document signé en pièce jointe par email ou dans votre coffre-fort MyPeopleDoc, si vous l’avez activé.
Commentaires