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Le Guide de la Gestion de Documents

Ajouter/déposer/recevoir un document 

Tutoriels 🎓

Choisir mon format de distribution

Le choix de la distribution de vos documents vous est propre, par défaut, votre coffre-fort est automatiquement paramétré sur une distribution électronique. 

 

Si vous ne souhaitez pas bénéficier de cette distribution et revenir au format papier, l'activation de votre coffre-fort est impérative.

Pour modifier votre choix de distribution :

1) Connectez-vous à votre compte MyPeopleDoc®
2) Allez dans l'onglet Compte
3) Dirigez-vous dans la rubrique Mes abonnements
4) Cliquez sur Papier / Electronique en face de Bulletin de paie.

 

mceclip0.png

 


Si les cases sont grisées, c'est que votre employeur a décidé de ne pas laissez la possibilité de choisir via votre coffre-fort, dans ce cas, nous vous invitons à vous rapprocher de votre gestionnaire RH pour lui soumettre votre modification de distribution. Ce choix n'est pas définitif, il peut être modifié à tout moment par l'intermédiaire de votre employeur.

 

mceclip1.png

 

 

Attention : Vous ne pouvez pas recevoir à la fois la version électronique et la version papier. Une fois désinscrit, vous ne recevrez donc plus la version électronique. 

À noter : les documents électroniques seront envoyés directement sur votre coffre-fort en vous alertant via l'adresse email de connexion que vous avez choisis. Les documents papiers seront envoyés à l'adresse postale renseignée par votre employeur dans votre profil salarié.

Ajouter un document dans mon coffre-fort 
MyPeopleDoc® offre à tout nouvel inscrit un espace de stockage de 10 Giga (Go) de données personnelles soit près de 50 000 documents personnels.
 
Cet espace n'est pas entamé par les documents que vous recevez de votre entreprise et est gratuit pour tous les salariés inscrits et le restera toujours.
 
upload_docs_espace_dispo.JPG
 
Pour déposer un document, allez dans l'onglet «Documents» de votre coffre-fort.
 
 
1. Cliquez sur "Télécharger des documents"
2. Choisissez le fichier ou glisser-déposer un ou plusieurs documents directement depuis votre ordinateur. 
 
 
 
upload_docs_2.JPG
 upload_docs.JPG
 
 
Vous pouvez ensuite les classer en leur attribuant une ou plusieurs étiquettes.
 
Documents ajoutés non visibles dans mon coffre-fort 

Dans le cas de figure où vous avez déposé/ajouté des documents dans votre coffre-fort à partir de votre lieu de travail et que le chargement de ceux-ci n'abouti pas, autrement dit qu'ils ne sont pas visibles par la suite das votre espace personnel, cela signifie que votre employeur a émis une restriction quant à cette fonctionnalité à partir de votre réseau professionnel.

Nous vous inviterons ainsi à renouveler cette manipulation à partir de votre domicile par exemple.

Quels types de documents vais-je recevoir ?

PeopleDoc propose aux entreprises et à leurs salariés la distribution de tous les documents RH via les coffres-forts.

Dans un premier temps vous recevrez vos bulletins de salaire. Si votre employeur en fait le choix, vous pourrez recevoir d’autres documents comme des notes de services, des bulletins d’informations, des documents que vous aurez signé électroniquement et tout autre document que votre employeur souhaite vous faire parvenir individuellement ou collectivement.

Vous disposez également d'un espace de stockage de 10 Go pour archiver vos documents personnels.

Qui envoie les documents dans mon coffre-fort ?

Seule votre entreprise peut envoyer des documents sur votre coffre-fort.

À chaque dépôt de document sur votre coffre-fort, un email de notification vous est envoyé, qu'il s'agisse d'un bulletin de salaire ou d'un autre document. Lors de la distribution des bulletins de salaire, votre employeur doit respecter votre choix de distribution électronique ou papier, ainsi, si vous avez manifesté votre choix d'opposition, les documents ne seront pas déposé dans votre coffre-fort.

Pour des raisons de sécurité et de confidentialité, il n'est pas possible pour d'autres organismes d'alimenter votre compte.

Comment suis-je averti(e) quand un document est envoyé sur mon coffre-fort ?

Vous êtes notifié(e) par e-mail à chaque fois qu’un document est déposé dans votre coffre-fort par votre employeur.

La notification est envoyée à l’adresse e-mail que vous avez choisi comme identifiant de connexion.

Vous avez ainsi la possibilité de cliquer directement sur le lien que contient l’e-mail ou de vous connecter en vous rendant sur www.mypeopledoc.com
 

email_d_pot_de_doc.JPG

 

Vous aurez une notification dans votre coffre jusqu’à la lecture du document reçu. 

 

nouveau_doc_notif.JPG

Résolution de problèmes ⚠️

J’ai cliqué sur le lien contenu dans le mail de notification, mais je ne parviens pas à voir mon bulletin de salaire

En effet, en passant par le lien contenu dans le mail de notification il se pourrait que vous ayez des difficultés à consulter le bulletin de salaire souhaité. Pour pallier à cette situation il est recommandé de vous connecter à votre espace personnel en passant directement par notre site officiel www.mypeopledoc.com.

 

Une fois dans votre coffre-fort vous pourrez alors consulter l'ensemble des documents présents dans celui-ci y compris votre nouveau bulletins de paie.

 

J’ai activé mon coffre-fort mais celui-ci ne contient aucun bulletin de salaire.

En cas d’absence de documents suite à l’activation de votre coffre-fort, quelques cas de figures expliquent cette situation :

  • 1. Vous avez manifesté votre droit d’opposition auprès de votre employeur avant l’activation de votre espace personnel, ce qui fait que tous vos documents vous ont été envoyés par courrier postal. En cas de non-réception de vos bulletins de salaire par voie postale, il est recommandé d’effectuer une vérification auprès de votre bureau de poste et si ceux-ci ne disposent pas de vos documents, il vous faudra alors vous rapprocher de votre service ressources humaines pour obtenir un duplicata des documents souhaités.

 

  • 2. Votre employeur n’a pas alimenté votre espace personnel en documents, raison pour laquelle celui-ci est vide. Pour obtenir vos documents vous devrez vous rapprocher de votre service RH afin de savoir s’ils ont la possibilité de déposer manuellement vos bulletins de salaire dans votre coffre-fort. Si cette option n’est pas réalisable, vous devrez alors demander à obtenir des duplicatas.
Choisir mon format de distribution

Le choix de la distribution de vos documents vous est propre, par défaut, votre coffre-fort est automatiquement paramétré sur une distribution électronique.

Si vous ne souhaitez pas bénéficier de cette distribution et revenir au format papier, l'activation de votre coffre-fort est impérative.

Pour modifier votre choix de distribution :

1) Connectez-vous à votre compte MyPeopleDoc®
2) Allez dans l'onglet Compte
3) Dirigez-vous dans la rubrique Mes abonnements
4) Cliquez sur Papier / Electronique en face de Bulletin de paie.

 

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Si les cases sont grisées, c'est que votre employeur a décidé de ne pas laissez la possibilité de choisir via votre coffre-fort, dans ce cas, nous vous invitons à vous rapprocher de votre gestionnaire RH pour lui soumettre votre modification de distribution. Ce choix n'est pas définitif, il peut être modifié à tout moment par l'intermédiaire de votre employeur.

 

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Attention : Vous ne pouvez pas recevoir à la fois la version électronique et la version papier. Une fois désinscrit, vous ne recevrez donc plus la version électronique.

À noter : les documents électroniques seront envoyés directement sur votre coffre-fort en vous alertant via l'adresse email de connexion que vous avez choisis. Les documents papiers seront envoyés à l'adresse postale renseignée par votre employeur dans votre profil salarié.

J’ai reçu mon bulletin de salaire dans mon coffre-fort après avoir manifesté mon droit d’opposition

1. Dans le cas de figure où vous avez reçu votre bulletin de salaire dans votre coffre-fort électronique suite à la manifestation de votre droit d’opposition, cela signifie qu’au moment où vous avez effectué ce choix, votre employeur avait déjà prévu une distribution électronique de votre bulletin de paie. En effet il est conseillé de manifester son droit d’opposition entre le 1er et le 20 du mois pour être sûr de recevoir le bulletin de salaire au format souhaité pour le mois en cours.

2. Si vous travaillez pour une agence d'intérim il est recommandé d'effectuer une demande de retour au format papier soit avant le 5 du mois voire après le 15 du mois. En effet les bulletins de paie pour les agences d'intérim sont généralement distribués à la moitié de chaque mois.

 


Consulter mes documents

Tutoriels 🎓

Quelles sont les formats de documents consultables à partir de mon coffre-fort ?

Les documents consultables à partir du coffre-fort électronique MyPeopleDoc® sont les suivant : PDF, JPG, PNG et GIF.

Pour les autres formats de documents tels que word, excel, mp3 ou autres, vous pourrez les déposer dans votre espace personnel, toutefois il ne vous sera pas possible de visualiser le contenu de ceux-ci.

A quoi correspond l'indication "Document certifié" ?
Tous vos documents déposés dans votre coffre-fort par votre employeur sont certifiés électroniquement lors de leur distribution. Vous trouverez la mention « Document certifié » dans les détails de chaque document envoyé par votre employeur (1).
 
Pour télécharger le certificat électronique du document, cliquez sur « En savoir plus » (2). Cliquez ensuite sur le lien dans la fenêtre qui apparaît pour télécharger le certificat d'authenticité du document délivré par PeopleDoc en tant que tiers de confiance.
 
Document_certifi_.JPG
 
 
Quels sont les documents concernés ?
- Les documents distribués régulièrement par votre employeur
- Les documents déposés unitairement par votre employeur
- Les documents que vous avez signés à la demande de votre employeur
 
Attention :  Les documents que vous déposez vous-même dans votre coffre-fort ne seront pas certifiés par PeopleDoc.
Mon salaire en net n’apparait pas en bas de la page de mon bulletin de paie

Dans le cas de figure où le net de votre salaire ne s’affiche en bas de la page, nous inviterons à vous assurer que votre document dispose d’une seconde page à l’aide de la petite flèche s’affichant sur la droite de votre écran tel indiqué ci-dessous.

mceclip0.png

 

 

Résolution de problèmes ⚠️

Certains documents ne sont pas visibles

Si vous avez fusionné deux coffres-fort électroniques, vous pouvez retrouver les documents envoyés par votre ancien employeur à partir du bouton "Tous" (en haut à droite de l'écran)



Vous pourrez alors sélectionner les documents que vous souhaitez afficher dans l'onglet Documents (à savoir : ceux de votre ancienne entreprise, ceux de votre nouvelle société, tous ceux que vous avez déposé vous-même, ou bien l'intégralité de ceux-ci).

 


Ranger mes documents

Tutoriels 🎓

Puis-je créer des dossiers pour ranger mes documents ?

La fonctionnalité permettant la création de dossiers n’est hélas à ce jour pas encore disponible. Toutefois sachez que vous avez la possibilité de classer vos documents à l’aide d’étiquettes.

Fonctionnement des étiquettes

Une Étiquette est un mot-clé qui décrit une caractéristique de vos documents et permet de les regrouper facilement.

Pour ajouter des étiquettes, cliquez sur "Étiquettes" (1) puis entrez le nom de l'étiquette que vous souhaitez et l'étiquette parente si besoin (2).

_tiquettes.JPG

 

Pour supprimer ou modifier une étiquette, cliquez sur l'icône "Modifier" en forme d'engrenage à côté de la punaise. Vous pouvez modifier le nom de celle-ci, modifier la couleur associée à celle-ci ou encore la supprimer.

_tiquettes_5.jpg


Pour associer une ou plusieurs étiquettes aux documents, suivez les étapes suivantes à partir d'un ordinateur :


Sélectionnez le(s) document(s) sur la page d'accueil de votre coffre-fort (1)
Cliquez sur "Classer" (icône en forme de punaise) (2)

_tiquettes_2.JPG

Sélectionnez les étiquettes que vous souhaitez attribuer à ce(s) document(s) (3)
Cliquez sur "Enregistrer" (4)

_tiquettes_3.JPG

Attention : Vous ne pouvez sélectionner qu'une seule étiquette lors de vos recherches. Tous les documents ayant au moins cette étiquette apparaîtront. Le nombre d'étiquettes est limité à 40.


Vous pouvez également créer des sous-étiquettes en leur affiliant une étiquette parente ce qui créera une arborescence d'étiquettes sur la droite de votre coffre-fort.

 


Partager des documents

Tutoriel 🎓

Partager un document depuis mon coffre-fort
Vous avez la possibilité de partager vos documents avec des tiers (amis, agent immobilier, banquier, administration publique, etc.) directement depuis votre compte.
 
Pour le faire, rendez-vous dans la rubrique "Dossiers Partagés" (1) et cliquez sur "Créer un nouveau dossier partagé" (2).
 
 
Dossier_partag__1.JPG
 
Nommez le partage (1),  définissez la date d’expiration (2) et ajoutez l’e-mail de la ou les personnes avec laquelle voire lesquelles vous voulez partager vos documents (3), enfin cliquez sur "Créer le Dossier" (4).
 
 
dossier_partag__2.JPG
 
Une fois l’espace de partage créé, ajoutez-y les documents : 
 
Directement depuis le document que vous désirez ajouter en cliquant sur l'icône "Dossier partagés" (1)
 
Dossier_partag__ajouter_un_doc.JPG
 
 
Depuis l'onglet "Documents", sélectionnez les documents que vous souhaitez ajouter (1) puis cliquez sur l'icône "Dossiers partagés" (2)
 
Dossier_partag__ajouter_un_doc_2.JPG
 
 
Depuis l'onglet "Documents", en passant votre souris sur le document que vous souhaitez ajouter, cliquez sur l'icône "Dossiers partagés(1), sélectionnez le dossier partagé (2) ou créez directement un dossier partagé en cliquant sur "Ajouter un nouveau dossier partagé" (3)
 
Dossier_partag__ajouter_un_doc_3.JPG
 
Dossier_partag__ajouter_un_doc_4.JPG
 
 
La personne avec qui vous partagez vos documents reçoit un mail de notification avec un lien vers l’espace de partage et le mot de passe afin d'y accéder.
Elle se voit accorder un accès restreint aux documents avec l’unique possibilité de les télécharger et ne peut accéder à rien d'autre qu'à cet espace. 
 
 
Dossier_partag__email_de_notification.JPG
Vous pouvez à tout moment mettre à jour vos espaces de partages en cliquant sur "Actions" puis "Mettre à jour les paramètres".
 
Dossier_partag__actions.JPG
 
Vous avez également la possibilité de désactiver le partage avant sa date d’expiration pour que les invités n’aient plus accès aux documents. Cela vous permet de le sauvegarder pour pouvoir le réutiliser ultérieurement en décochant la case. Si vous ne voulez plus utiliser ce partage, vous pouvez juste le supprimer définitivement.
 
Vous pouvez consulter tous vos partages et leur contenu dans l’onglet "Dossiers Partagés".

 


Supprimer des documents

Tutoriels 🎓

Supprimer un document
Pour supprimer un document de votre coffre-fort :
 
1. Accédez à sa prévisualisation en cliquant sur son nom dans la liste des documents, puis cliquez sur l’icône corbeille
 
supprimer_un_doc_visu.JPG
 
OU 
 
1. Sélectionnez le ou les documents que vous souhaitez
2. Cliquez sur l’icône corbeille
 
supprimer_un_doc_s_lection.JPG
 
 
Validez votre choix en cliquant sur "OK".
 
mceclip0.png
 
Votre document a été déplacé dans la corbeille !
 
 
 
 
Pour le supprimer définitivement allez dans votre coffre-fort depuis un ordinateur :
 
1. Rendez-vous dans la corbeille de votre coffre-fort
 
supprimer_un_doc_corbeille.JPG
 
 
2. Cliquez sur "vider la corbeille"
 
vider_la_corbeille.JPG
 
 
3. Confirmez votre choix en cliquant sur "OK"
 
supprimer_un_doc_vider_la_corbeille.JPG
 
 
Attention ! Cette action est irréversible.
Si vous avez mis un document par erreur dans votre corbeille, consultez cet article.
Récupérer un document supprimé
Afin de restaurer un document supprimé par erreur :
 
1. Rendez-vous dans l'onglet "Document" puis cliquez sur "Documents placés dans la corbeille"
 
supprimer_un_doc_corbeille.JPG
 
2. Sélectionnez le document que vous souhaitez restaurer puis cliquez sur "Restaurer"
 
Restaurer_un_doc_cocher_restaurer.JPG
 
 
Vous n'avez plus la possibilité de visualiser les documents supprimés, en cliquant sur le nom de celui-ci, un message s'affichera vous proposant de le restaurer.
 
Restaurer_un_doc_pour_le_visualiser.JPG
 
Votre document sera alors replacé directement dans votre coffre-fort.
 
Nous vous invitons à effectuer cette manipulation via un ordinateur, en effet la corbeille n’apparaît pas sur une interface mobile.
 
Attention : vider la corbeille de votre coffre-fort est une opération définitive et irréversible.
Une fois que vous avez supprimé les documents qu'elles contenaient, il est impossible de les récupérer via notre interface.
S'il s'agissait de documents envoyés par votre entreprise, nous vous inviterons dans ce cas à vous rapprocher de votre employeur ou de votre service de ressources humaines afin qu'ils vous les transmettent.
 
Réalisé par Zendesk