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Le Guide de la Gestion de Documents

Ajouter/dĂ©poser/recevoir un document 

Tutoriels 🎓

Choisir mon format de distribution

Le choix de la distribution de vos documents vous est propre, par dĂ©faut, votre coffre-fort est automatiquement paramĂ©trĂ© sur une distribution Ă©lectronique. 

 

Si vous ne souhaitez pas bénéficier de cette distribution et revenir au format papier, l'activation de votre coffre-fort est impérative.

Pour modifier votre choix de distribution :

1) Connectez-vous à votre compte MyPeopleDoc®
2) Allez dans l'onglet Compte
3) Dirigez-vous dans la rubrique Mes abonnements
4) Cliquez sur Papier / Electronique en face de Bulletin de paie.

 

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Si les cases sont grisées, c'est que votre employeur a décidé de ne pas laissez la possibilité de choisir via votre coffre-fort, dans ce cas, nous vous invitons à vous rapprocher de votre gestionnaire RH pour lui soumettre votre modification de distribution. Ce choix n'est pas définitif, il peut être modifié à tout moment par l'intermédiaire de votre employeur.

 

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Attention : Vous ne pouvez pas recevoir Ă  la fois la version Ă©lectronique et la version papier. Une fois dĂ©sinscrit, vous ne recevrez donc plus la version Ă©lectronique. 

Ă€ noter : les documents Ă©lectroniques seront envoyĂ©s directement sur votre coffre-fort en vous alertant via l'adresse email de connexion que vous avez choisis. Les documents papiers seront envoyĂ©s Ă  l'adresse postale renseignĂ©e par votre employeur dans votre profil salariĂ©.

Ajouter un document dans mon coffre-fort 
MyPeopleDoc® offre à tout nouvel inscrit un espace de stockage de 10 Giga (Go) de données personnelles soit près de 50 000 documents personnels.
 
Cet espace n'est pas entamé par les documents que vous recevez de votre entreprise et est gratuit pour tous les salariés inscrits et le restera toujours.
 
upload_docs_espace_dispo.JPG
 
Pour déposer un document, allez dans l'onglet «Documents» de votre coffre-fort.
 
 
1. Cliquez sur "Télécharger des documents"
2. Choisissez le fichier ou glisser-dĂ©poser un ou plusieurs documents directement depuis votre ordinateur. 
 
 
 
upload_docs_2.JPG
 upload_docs.JPG
 
 
Vous pouvez ensuite les classer en leur attribuant une ou plusieurs Ă©tiquettes (cliquez ici pour en savoir plus).
 
Pour plus de dĂ©tails sur les types de fichiers supportĂ©s cliquez ici
Documents ajoutĂ©s non visibles dans mon coffre-fort 

Dans le cas de figure où vous avez déposé/ajouté des documents dans votre coffre-fort à partir de votre lieu de travail et que le chargement de ceux-ci n'abouti pas, autrement dit qu'ils ne sont pas visibles par la suite das votre espace personnel, cela signifie que votre employeur a émis une restriction quant à cette fonctionnalité à partir de votre réseau professionnel.

Nous vous inviterons ainsi Ă  renouveler cette manipulation Ă  partir de votre domicile par exemple.

Quels types de documents vais-je recevoir ?

PeopleDoc propose aux entreprises et à leurs salariés la distribution de tous les documents RH via les coffres-forts.

Dans un premier temps vous recevrez vos bulletins de salaire. Si votre employeur en fait le choix, vous pourrez recevoir d’autres documents comme des notes de services, des bulletins d’informations, des documents que vous aurez signé électroniquement et tout autre document que votre employeur souhaite vous faire parvenir individuellement ou collectivement.

Vous disposez Ă©galement d'un espace de stockage de 10 Go pour archiver vos documents personnels.

Qui envoie les documents dans mon coffre-fort ?

Seule votre entreprise peut envoyer des documents sur votre coffre-fort.

À chaque dépôt de document sur votre coffre-fort, un email de notification vous est envoyé, qu'il s'agisse d'un bulletin de salaire ou d'un autre document. Lors de la distribution des bulletins de salaire, votre employeur doit respecter votre choix de distribution électronique ou papier, ainsi, si vous avez manifesté votre choix d'opposition, les documents ne seront pas déposé dans votre coffre-fort.

Pour des raisons de sécurité et de confidentialité, il n'est pas possible pour d'autres organismes d'alimenter votre compte.

Comment suis-je averti(e) quand un document est envoyé sur mon coffre-fort ?

Vous ĂŞtes notifiĂ©(e) par e-mail Ă  chaque fois qu’un document est dĂ©posĂ© dans votre coffre-fort par votre employeur.

La notification est envoyĂ©e Ă  l’adresse e-mail que vous avez choisi comme identifiant de connexion.

Vous avez ainsi la possibilitĂ© de cliquer directement sur le lien que contient l’e-mail ou de vous connecter en vous rendant sur www.mypeopledoc.com
 

email_d_pot_de_doc.JPG

 

Vous aurez une notification dans votre coffre jusqu’à la lecture du document reçu. 

 

nouveau_doc_notif.JPG

Résolution de problèmes ⚠️

J’ai cliqué sur le lien contenu dans le mail de notification, mais je ne parviens pas à voir mon bulletin de salaire

En effet, en passant par le lien contenu dans le mail de notification il se pourrait que vous ayez des difficultĂ©s Ă  consulter le bulletin de salaire souhaitĂ©. Pour pallier Ă  cette situation il est recommandĂ© de vous connecter Ă  votre espace personnel en passant directement par notre site officiel www.mypeopledoc.com.

 

Une fois dans votre coffre-fort vous pourrez alors consulter l'ensemble des documents présents dans celui-ci y compris votre nouveau bulletins de paie.

 

Pour plus d'informations sur le fonctionnement de la notification de nouveaux documents dans votre coffre-fort, n'hĂ©sitez pas Ă  consulter l'article suivant de notre base de connaissance ici.

J’ai activé mon coffre-fort mais celui-ci ne contient aucun bulletin de salaire.

En cas d’absence de documents suite à l’activation de votre coffre-fort, quelques cas de figures expliquent cette situation :

  • 1. Vous avez manifestĂ© votre droit d’opposition auprès de votre employeur avant l’activation de votre espace personnel, ce qui fait que tous vos documents vous ont Ă©tĂ© envoyĂ©s par courrier postal. En cas de non-rĂ©ception de vos bulletins de salaire par voie postale, il est recommandĂ© d’effectuer une vĂ©rification auprès de votre bureau de poste et si ceux-ci ne disposent pas de vos documents, il vous faudra alors vous rapprocher de votre service ressources humaines pour obtenir un duplicata des documents souhaitĂ©s.

 

  • 2. Votre employeur n’a pas alimentĂ© votre espace personnel en documents, raison pour laquelle celui-ci est vide. Pour obtenir vos documents vous devrez vous rapprocher de votre service RH afin de savoir s’ils ont la possibilitĂ© de dĂ©poser manuellement vos bulletins de salaire dans votre coffre-fort. Si cette option n’est pas rĂ©alisable, vous devrez alors demander Ă  obtenir des duplicatas.
Choisir mon format de distribution

Le choix de la distribution de vos documents vous est propre, par défaut, votre coffre-fort est automatiquement paramétré sur une distribution électronique.

Si vous ne souhaitez pas bénéficier de cette distribution et revenir au format papier, l'activation de votre coffre-fort est impérative.

Pour modifier votre choix de distribution :

1) Connectez-vous à votre compte MyPeopleDoc®
2) Allez dans l'onglet Compte
3) Dirigez-vous dans la rubrique Mes abonnements
4) Cliquez sur Papier / Electronique en face de Bulletin de paie.

 

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Si les cases sont grisées, c'est que votre employeur a décidé de ne pas laissez la possibilité de choisir via votre coffre-fort, dans ce cas, nous vous invitons à vous rapprocher de votre gestionnaire RH pour lui soumettre votre modification de distribution. Ce choix n'est pas définitif, il peut être modifié à tout moment par l'intermédiaire de votre employeur.

 

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Attention : Vous ne pouvez pas recevoir à la fois la version électronique et la version papier. Une fois désinscrit, vous ne recevrez donc plus la version électronique.

À noter : les documents électroniques seront envoyés directement sur votre coffre-fort en vous alertant via l'adresse email de connexion que vous avez choisis. Les documents papiers seront envoyés à l'adresse postale renseignée par votre employeur dans votre profil salarié.

J’ai reçu mon bulletin de salaire dans mon coffre-fort après avoir manifesté mon droit d’opposition

1. Dans le cas de figure oĂą vous avez reçu votre bulletin de salaire dans votre coffre-fort Ă©lectronique suite Ă  la manifestation de votre droit d’opposition, cela signifie qu’au moment oĂą vous avez effectuĂ© ce choix, votre employeur avait dĂ©jĂ  prĂ©vu une distribution Ă©lectronique de votre bulletin de paie. En effet il est conseillĂ© de manifester son droit d’opposition entre le 1er et le 20 du mois pour ĂŞtre sĂ»r de recevoir le bulletin de salaire au format souhaitĂ© pour le mois en cours.

2. Si vous travaillez pour une agence d'intĂ©rim il est recommandĂ© d'effectuer une demande de retour au format papier soit avant le 5 du mois voire après le 15 du mois. En effet les bulletins de paie pour les agences d'intĂ©rim sont gĂ©nĂ©ralement distribuĂ©s Ă  la moitiĂ© de chaque mois.

 


Consulter mes documents

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Quelles sont les formats de documents consultables Ă  partir de mon coffre-fort ?

Les documents consultables Ă  partir du coffre-fort Ă©lectronique MyPeopleDoc® sont les suivant : PDF, JPG, PNG et GIF.

Pour les autres formats de documents tels que word, excel, mp3 ou autres, vous pourrez les déposer dans votre espace personnel, toutefois il ne vous sera pas possible de visualiser le contenu de ceux-ci.

A quoi correspond l'indication "Document certifié" ?
Tous vos documents déposés dans votre coffre-fort par votre employeur sont certifiés électroniquement lors de leur distribution. Vous trouverez la mention « Document certifié » dans les détails de chaque document envoyé par votre employeur (1).
 
Pour tĂ©lĂ©charger le certificat Ă©lectronique du document, cliquez sur « En savoir plus » (2). Cliquez ensuite sur le lien dans la fenĂŞtre qui apparaĂ®t pour tĂ©lĂ©charger le certificat d'authenticitĂ© du document dĂ©livrĂ© par PeopleDoc en tant que tiers de confiance.
 
Document_certifi_.JPG
 
 
Quels sont les documents concernés ?
- Les documents distribués régulièrement par votre employeur
- Les documents déposés unitairement par votre employeur
- Les documents que vous avez signés à la demande de votre employeur
 
Attention :  Les documents que vous dĂ©posez vous-mĂŞme dans votre coffre-fort ne seront pas certifiĂ©s par PeopleDoc.
Mon salaire en net n’apparait pas en bas de la page de mon bulletin de paie

Dans le cas de figure où le net de votre salaire ne s’affiche en bas de la page, nous inviterons à vous assurer que votre document dispose d’une seconde page à l’aide de la petite flèche s’affichant sur la droite de votre écran tel indiqué ci-dessous.

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Ranger mes documents

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Puis-je créer des dossiers pour ranger mes documents ?

La fonctionnalité permettant la création de dossiers n’est hélas à ce jour pas encore disponible. Toutefois sachez que vous avez la possibilité de classer vos documents à l’aide d’étiquettes.

Pour avoir plus d’informations quant Ă  cette fonctionnalitĂ©, nous vous invitons Ă  consulter l’article suivant de notre base de connaissance ici

Fonctionnement des Ă©tiquettes

Une Étiquette est un mot-clé qui décrit une caractéristique de vos documents et permet de les regrouper facilement.

Pour ajouter des Ă©tiquettes, cliquez sur "Étiquettes" (1) puis entrez le nom de l'Ă©tiquette que vous souhaitez et l'Ă©tiquette parente si besoin (2).

_tiquettes.JPG

 

Pour supprimer ou modifier une Ă©tiquette, cliquez sur l'icĂ´ne "Modifier" en forme d'engrenage Ă  cĂ´tĂ© de la punaise. Vous pouvez modifier le nom de celle-ci, modifier la couleur associĂ©e Ă  celle-ci ou encore la supprimer.

_tiquettes_5.jpg


Pour associer une ou plusieurs Ă©tiquettes aux documents, suivez les Ă©tapes suivantes Ă  partir d'un ordinateur :


SĂ©lectionnez le(s) document(s) sur la page d'accueil de votre coffre-fort (1)
Cliquez sur "Classer" (icĂ´ne en forme de punaise) (2)

_tiquettes_2.JPG

SĂ©lectionnez les Ă©tiquettes que vous souhaitez attribuer Ă  ce(s) document(s) (3)
Cliquez sur "Enregistrer" (4)

_tiquettes_3.JPG

Attention : Vous ne pouvez sĂ©lectionner qu'une seule Ă©tiquette lors de vos recherches. Tous les documents ayant au moins cette Ă©tiquette apparaĂ®tront. Le nombre d'Ă©tiquettes est limitĂ© Ă  40.


Vous pouvez également créer des sous-étiquettes en leur affiliant une étiquette parente ce qui créera une arborescence d'étiquettes sur la droite de votre coffre-fort.

 


Partager des documents

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Partager un document depuis mon coffre-fort
Vous avez la possibilité de partager vos documents avec des tiers (amis, agent immobilier, banquier, administration publique, etc.) directement depuis votre compte.
 
Pour le faire, rendez-vous dans la rubrique "Dossiers Partagés" (1) et cliquez sur "Créer un nouveau dossier partagé" (2).
 
 
Dossier_partag__1.JPG
 
Nommez le partage (1),  dĂ©finissez la date d’expiration (2) et ajoutez l’e-mail de la ou les personnes avec laquelle voire lesquelles vous voulez partager vos documents (3), enfin cliquez sur "CrĂ©er le Dossier" (4).
 
 
dossier_partag__2.JPG
 
Une fois l’espace de partage crĂ©Ă©, ajoutez-y les documents : 
 
Directement depuis le document que vous désirez ajouter en cliquant sur l'icône "Dossier partagés" (1)
 
Dossier_partag__ajouter_un_doc.JPG
 
 
Depuis l'onglet "Documents", sĂ©lectionnez les documents que vous souhaitez ajouter (1) puis cliquez sur l'icĂ´ne "Dossiers partagĂ©s" (2)
 
Dossier_partag__ajouter_un_doc_2.JPG
 
 
Depuis l'onglet "Documents", en passant votre souris sur le document que vous souhaitez ajouter, cliquez sur l'icĂ´ne "Dossiers partagĂ©s(1), sĂ©lectionnez le dossier partagĂ© (2) ou crĂ©ez directement un dossier partagĂ© en cliquant sur "Ajouter un nouveau dossier partagĂ©" (3)
 
Dossier_partag__ajouter_un_doc_3.JPG
 
Dossier_partag__ajouter_un_doc_4.JPG
 
 
La personne avec qui vous partagez vos documents reçoit un mail de notification avec un lien vers l’espace de partage et le mot de passe afin d'y accéder.
Elle se voit accorder un accès restreint aux documents avec l’unique possibilitĂ© de les tĂ©lĂ©charger et ne peut accĂ©der Ă  rien d'autre qu'Ă  cet espace. 
 
 
Dossier_partag__email_de_notification.JPG
Vous pouvez à tout moment mettre à jour vos espaces de partages en cliquant sur "Actions" puis "Mettre à jour les paramètres".
 
Dossier_partag__actions.JPG
 
Vous avez également la possibilité de désactiver le partage avant sa date d’expiration pour que les invités n’aient plus accès aux documents. Cela vous permet de le sauvegarder pour pouvoir le réutiliser ultérieurement en décochant la case. Si vous ne voulez plus utiliser ce partage, vous pouvez juste le supprimer définitivement.
 
Vous pouvez consulter tous vos partages et leur contenu dans l’onglet "Dossiers Partagés".

 


Supprimer des documents

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Supprimer un document
Pour supprimer un document de votre coffre-fort :
 
1. Accédez à sa prévisualisation en cliquant sur son nom dans la liste des documents, puis cliquez sur l’icône corbeille
 
supprimer_un_doc_visu.JPG
 
OU 
 
1. SĂ©lectionnez le ou les documents que vous souhaitez
2. Cliquez sur l’icône corbeille
 
supprimer_un_doc_s_lection.JPG
 
 
Validez votre choix en cliquant sur "OK".
 
mceclip0.png
 
Votre document a été déplacé dans la corbeille !
 
 
 
 
Pour le supprimer dĂ©finitivement allez dans votre coffre-fort depuis un ordinateur :
 
1. Rendez-vous dans la corbeille de votre coffre-fort
 
supprimer_un_doc_corbeille.JPG
 
 
2. Cliquez sur "vider la corbeille"
 
vider_la_corbeille.JPG
 
 
3. Confirmez votre choix en cliquant sur "OK"
 
supprimer_un_doc_vider_la_corbeille.JPG
 
 
Attention ! Cette action est irrĂ©versible.
Si vous avez mis un document par erreur dans votre corbeille, consultez cet article.
Récupérer un document supprimé
Afin de restaurer un document supprimé par erreur :
 
1. Rendez-vous dans l'onglet "Document" puis cliquez sur "Documents placés dans la corbeille"
 
supprimer_un_doc_corbeille.JPG
 
2. SĂ©lectionnez le document que vous souhaitez restaurer puis cliquez sur "Restaurer"
 
Restaurer_un_doc_cocher_restaurer.JPG
 
 
Vous n'avez plus la possibilité de visualiser les documents supprimés, en cliquant sur le nom de celui-ci, un message s'affichera vous proposant de le restaurer.
 
Restaurer_un_doc_pour_le_visualiser.JPG
 
Votre document sera alors replacé directement dans votre coffre-fort.
 
Nous vous invitons à effectuer cette manipulation via un ordinateur, en effet la corbeille n’apparaît pas sur une interface mobile.
 
Attention : vider la corbeille de votre coffre-fort est une opĂ©ration dĂ©finitive et irrĂ©versible.
Une fois que vous avez supprimé les documents qu'elles contenaient, il est impossible de les récupérer via notre interface.
S'il s'agissait de documents envoyés par votre entreprise, nous vous inviterons dans ce cas à vous rapprocher de votre employeur ou de votre service de ressources humaines afin qu'ils vous les transmettent.
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