Dit artikel bevat informatie over hoe je een document elektronisch ondertekent via de People's Doc Service. Elektronisch ondertekenen biedt u een snelle, gemakkelijke en veilige methode om HR-documenten van uw bedrijf te ontvangen, te ondertekenen en terug te sturen zonder dat u persoonlijk hoeft te verschijnen of documenten
heen en weer hoeft te sturen.
Om een document te tekenen, heb je het volgende nodig:
- toegang tot uw mails
- uw mobiele telefoon (het nummer dat u aan uw werkgever opgegeven hebt) bij de hand om een ondertekencode te ontvangen via sms
Voor ieder te ondertekenen document zult u een e-mail ontvangen met daarin het volgende:
- een korte beschrijving van het document (een contract, een intentieverklaring, een amendement,...)
- De vervaldatum voor de handtekening
een link die u toelaat om het document te raadplegen en te beslissen of u het al dan niet tekent
Als uw werkgever de optie voor melding via sms gebruikt wordt u ook per sms op de hoogte gebracht.
Van zodra u klikt op de link in de e-mailuitnodiging wordt u naar deze pagina doorgeschakeld:
Tegelijkertijd wordt u een nieuwe sms toegezonden.
Vul deze code in het veld “toegangscode” in en aanvaard de gebruiksvoorwaarden voor de ondertekenservice van PeopleDoc zoals hieronder:
Deze code is beschikbaar gedurende de beperkte tijd om het document te lezen alvorens het te ondertekenen. Als u probeert om de pagina te valideren en de code is reeds vervallen, zult u automatisch een nieuwe code toegezonden krijgen zonder dat u iets hoeft te doen.
Opmerking: Er is ook een optie om de code via een spraakbericht te ontvangen.
Geef de nieuwe code op en klik dan op “valideren”.
U krijgt toegang tot het document na het ingevoerd te hebben in dit veld:
Het ondertekeningsproces is afhankelijk van het door je bedrijf gekozen handtekeningtype:
Keynectis
U hebt verschillende weergavemogelijkheden voor uw document: alle pagina's op dezelfde pagina of het document pagina voor pagina bekijken.
Van zodra u het document gelezen hebt, kunt u:
- Een document ondertekenen
- Weiger zijn handtekening
Als u het document weigert zal er een venster opengaan dat u zal vragen de redenen voor de weigering uit te leggen. Dit bericht wordt naar je werkgever gestuurd.
Als u weigert te tekenen, wordt een bevestigingsmail gestuurd naar uw e-mailadres om u uw keuze mede te delen zoals hieronder.
OpenTrust
Je krijgt toegang tot het te tekenen document. De vervaldatum waarvóór u het document moet tekenen is aangegeven onder de titel van het document zoals hieronder:
Je kunt dus de tijd nemen om het document te lezen alvorens het te tekenen. Als u de datum ter ondertekening overschrijdt is het document niet getekend en zal het dan ook niet meer raadpleegbaar zijn.
Als je klaar bent om verder te gaan, klik je op de vakjes "Ik heb dit document gelezen en ga akkoord om het te ondertekenen" (1) en op " Het document ondertekenen" (2).
Je kunt de handtekening ook weigeren door te klikken op “Ik weiger het document te ondertekenen” (3).
DocuSign
Om toegang te krijgen tot het te ondertekenen document (1), moet je de algemene voorwaarden voor het gebruik van elektronische dossiers en handtekeningen (2) raadplegen.
De ondertekenaar kan ook:
- Het document op een later tijdstip ondertekenen
- Het document afdrukken en handmatig ondertekenen
- De ondertekening van het document weigeren
Bij het ondertekenen van het document kun je kiezen uit de handtekeningstijl en de plek van de handtekening.
Je kunt de stijl van de handtekening zelf bepalen (1) of de handtekening tekenen (2).
Het document tekenen door het vakje “Ik heb het document gelezen en wens het te tekenen” aan te kruisen
Om de handtekening definitief te maken, klik je op " Voltooien".
- DocuSign handtekeningsjabloon
Met het ondertekenen van een sjabloon met DocuSign kun je het document invullen voordat je het ondertekent.
Je wordt door het proces van het invullen van de velden geleid. (1). Als het sjabloon is gemaakt met informatieve pop-ups, komen deze bij de velden te staan. (2).
Alle verplichte velden zijn rood gemarkeerd (3) en moeten worden ingevuld om het document te kunnen ondertekenen.
De ondertekenaar kan ook niet-verplichte velden (4) invullen.
Sommige velden, zoals de datum van ondertekening, kunnen automatisch worden ingevuld (5).
Opmerking: je kunt de plek van de handtekening in het document niet kiezen.
Als alle verplichte velden zijn ingevuld, kun je op de knop "Voltooien" klikken om de handtekening van het document te valideren.
Opmerkingen